ראיון המציעים הוא שלב קריטי בתהליך המכרז, לרוב מתקיים לאחר צבירת הניקוד הנדרש ומהווה את השלב האחרון לפני ההכרזה על זכייה. הכנה נכונה לראיון זה יכולה להיות ההבדל בין זכייה לבין הפסד במכרז. להלן 12 טיפים חיוניים להצלחה בראיון מציעים:
1. הכנת מצגת מקצועית
– עצבו מצגת ברורה, מושקעת ומעוצבת היטב.
– ודאו מראש אם ניתן להציג מצגת ומה המגבלות הטכניות.
2. בחירת המציגים
– שלחו את "התותחים הכבדים" של הארגון.
– בחרו אנשים שיודעים להציג את הארגון בצורה הטובה ביותר, עם "ברק בעיניים".
3. סינון המשתתפים
– הימנעו מלשלוח אנשים שעלולים לומר דברים לא מתאימים או לפגוע במאמצי הצוות.
4. הכנה מקיפה
– ערכו סימולציות של הראיון, כולל תרחישים של שאלות קשות.
– הכינו תסריטים למשתתפים מהארגון.
5. בקיאות במכרז
– ודאו שכל המשתתפים מכירים היטב את פרטי המכרז והעקרונות שנקבעו בו.
6. עקביות עם המענה הכתוב
– הקפידו שכל מה שנאמר בראיון תואם את מה שנכתב במענה למכרז.
– הביאו עותקים מודפסים של טבלאות, מתודולוגיות ותקציבים רלוונטיים.
7. חלוקת תפקידים
– קבעו מראש את סדר ההצגה וחלקו תפקידים בין המשתתפים.
8. ניהול הראיון
– מנו את האדם הבקיא ביותר בפרטי המכרז ובארגון לנהל את הראיון מצדכם.
9. הכנת יועצים חיצוניים
– אם גייסתם בעלי תפקידים חיצוניים למכרז, הכינו אותם היטב לראיון.
10. מודעות להשפעת כל אמירה
– זכרו שכל מילה או משפט יכולים להשפיע על הרושם הכללי ועל הניקוד.
– רושם חיובי יכול לשפר את מעמדכם מול המתחרים.
11. מענה מדויק ועניני
– ענו על שאלות באופן ממוקד ומדויק.
– אל תנדבו מידע מיותר, אך גם אל תקמצו בתשובות.
12. ניהול זמן נכון
– הימנעו מהסברים ארוכים מדי או מהתעמקות בנושאים לא רלוונטיים.
– נצלו את זמן הראיון ביעילות כדי להבליט את הנקודות החשובות ביותר.
סיכום
ראיון המציעים הוא הזדמנות קריטית להציג את היתרונות שלכם ולהשאיר רושם חיובי על ועדת המכרזים. הכנה יסודית, הצגה מקצועית ותשומת לב לפרטים יכולים להיות ההבדל בין זכייה במכרז לבין הפסד. יישום הטיפים הללו יסייע לכם למקסם את הסיכויים להצלחה בראיון המציעים ובמכרז כולו.
